Die Bevölkerung erwartet von Städten und Gemeinden eine professionelle Informations- und Kommunikationstätigkeit. Ein Kommunikationskonzept dient öffentlichen Verwaltungen als Wegweiser für die tägliche Kommunikationsarbeit und gibt Sicherheit in hektischen Situationen.

Wenn der Gemeinderat ein Feuerwehrauto kauft, wenn die Steuerzahler auf der Webseite neu auf ihr Steuerkonto zugreifen können oder wenn Littering die Entsorgungskosten in die Höhe schnellen lässt: die Bevölkerung will und soll darüber informiert werden. Um die tägliche Kommunikationsarbeit zu erleichtern und um Pannen zu vermeiden, sollte jede Gemeinde ein Kommunikationskonzept haben. Darin müssen die Grundsätze, Verantwortlichkeiten und Abläufe der Kommunikations- und Informationstätigkeit von Exekutive und Verwaltung geregelt sein. 

Das Kommunikationsfundament

Gemeinden sind bei ihrer Kommunikationstätigkeit an gesetzliche Grundlagen gebunden. Diese Rahmenbedingungen müssen im Kommunikationskonzept festgehalten werden. Sie bilden das Fundament der Kommunikation und Information. Dazu gehören nicht nur die übergeordneten Gesetze (Kanton, Bund), sondern auch eigene Richtlinien, beispielsweise Geschäftsordnungen oder Verhaltenskodizes für Behördenmitglieder.

Von den Zielen bis zu den Abläufen

Auf das Kommunikationsfundament bauen die Ziele der Kommunikation auf. Ziele sind aber wirkungslos, wenn man nicht weiss, an wen sie sich richten. Wichtig sind deshalb die Definition der externen und internen Zielgruppen und der Kommunikationsmittel, die eingesetzt werden, um diese Zielgruppen zu erreichen. Schliesslich müssen die Abläufe und Zuständigkeiten festgehalten werden. Bei Medienanfragen gibt es beispielsweise nichts Ärgerliches, als jedes Mal intern diskutieren zu müssen, welcher Politiker bzw. Verwaltungsvertreter eine Auskunft geben darf, soll oder muss. Nicht fehlen sollten in einem Kommunikationskonzept schliesslich Regeln für die Krisenkommunikation.

Praxisbezug herstellen

Damit das Konzept nicht als Papiertiger in der Schublade verschwindet, kann es mit praxisbezogenen Anhängen ergänzt werden (Kommunikationsmatrix, Checklisten, Presseliste etc.). Damit wird auch die Weitergabe von Wissen erleichtert, bspw. bei Personalwechseln. Ideal ergänzt wird das Konzept mit einem Kommunikationscontrolling. Wenn die Ressourcen dafür fehlen, sollte zumindest regelmässig überprüft werden, ob die im Konzept festgelegten Grundsätze in der Praxis umgesetzt werden.

• Fazit: Ein gutes Kommunikationskonzept hilft nicht nur bei der täglichen Arbeit, sondern auch in Krisensituationen. Es stellt zudem den Wissenstransfer bei Personalwechseln sicher.